Avis sur les pratiques de confidentialité
Roswell Park souhaite que vous sachiez que nous prenons votre vie privée très au sérieux. Cette page explique nos politiques et règles sur la manière dont nous protégerons et maintiendrons la confidentialité de vos informations de santé contenues dans vos dossiers médicaux et dans nos dossiers commerciaux.
CET AVIS DÉCRIT COMMENT VOS INFORMATIONS DE SANTÉ PEUVENT ÊTRE UTILISÉES ET DIVULGUÉES ET COMMENT VOUS POUVEZ ACCÉDER À CES INFORMATIONS. VEUILLEZ L'EXAMINER ATTENTIVEMENT.
Le Roswell Park Comprehensive Cancer Center (appelé dans ce document « Roswell Park » ou « Nous ») est tenu par la loi fédérale et celle de l'État de New York de préserver la confidentialité de vos informations médicales et de vous fournir cet avis décrivant ses pratiques et obligations en matière de confidentialité. Roswell Park n'utilisera ni ne divulguera vos informations médicales, sauf comme décrit dans cet avis. Aux fins du présent avis, vos « informations médicales » font référence à vos informations démographiques, cliniques et biologiques qui vous identifient, ou pour lesquelles il existe une base raisonnable de croire qu'elles peuvent être utilisées pour vous identifier et se rapportent à votre santé ou à votre état de santé ou au paiement des frais de services. Il vous sera demandé de reconnaître par écrit lors de votre admission ou de votre inscription à Roswell Park que vous avez reçu une copie de cet avis.
COMMENT ROSWELL PARK PEUT UTILISER OU DIVULGUER VOS INFORMATIONS DE SANTÉ :
Traitement: Nous utiliserons vos informations médicales pour assurer et coordonner vos soins et votre traitement. Nous pouvons divulguer tout ou partie de votre dossier médical à vos médecins traitants à Roswell Park, à vos médecins consultants, à vos infirmières, à vos techniciens, à vos étudiants en médecine et à d'autres prestataires de soins de santé qui ont un besoin légitime de ces informations pour fournir ou participer à vos soins et à votre traitement. Vos informations médicales seront partagées entre différents services de Roswell Park pour coordonner des services spécifiques pour vous, tels que la fourniture de médicaments, le service de restauration (si vous êtes hospitalisé), les analyses de laboratoire et les radiographies.
Alternatives de traitement : Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations de santé afin de vous contacter et de vous fournir des informations sur d’éventuelles options de traitement, des alternatives ou d’autres services liés à la santé qui pourraient vous être utiles.
Paiement: Nous pouvons utiliser ou divulguer vos informations médicales aux fins de confirmation de la couverture d'assurance, de facturation de votre traitement, de gestion de vos réclamations, de vos données médicales et de traitement du remboursement. Vos informations médicales peuvent être communiquées à une compagnie d'assurance, à un organisme payeur public de santé tel que Medicare ou Medicaid, ou à d'autres entités (ou à leurs représentants autorisés) impliquées dans le paiement de votre facture médicale et ces divulgations peuvent inclure des copies ou des extraits de votre dossier médical si nécessaire pour le paiement de votre compte. Par exemple, une facture envoyée à un tiers payeur peut inclure des informations qui vous identifient, votre diagnostic et les procédures et fournitures utilisées.
Opérations de soins de santé : Roswell Park peut utiliser et divulguer vos informations de santé dans le cadre d'opérations de soins de santé de routine, y compris, mais sans s'y limiter, les activités administratives, financières, juridiques et d'amélioration de la qualité.
Personnes désignées par vous : Roswell Park peut divulguer vos informations médicales aux membres de votre famille, à vos amis ou à d'autres personnes (désignées par vous) qui participent à vos soins médicaux ou qui acceptent d'être responsables de vos factures médicales. Sauf indication contraire de votre part, nous pouvons informer votre famille ou vos amis de votre état de santé général et du fait que vous êtes hospitalisé à Roswell Park. De plus, dans le cas où vous seriez impliqué dans une catastrophe ou une urgence de santé publique, nous pouvons divulguer vos informations médicales à une organisation intervenant dans cette situation afin que votre famille puisse être informée de votre état, de votre statut et de votre emplacement.
Rappels de rendez-vous: Nous pouvons, sauf indication contraire de votre part, utiliser et divulguer vos renseignements médicaux pour vous contacter par voie électronique, par téléphone ou par courrier afin de vous rappeler que vous avez un rendez-vous pour un traitement ou des soins médicaux à Roswell Park.
Annuaire des hôpitaux : Roswell Park peut inclure votre nom et votre numéro de chambre dans son annuaire hospitalier pendant votre hospitalisation à Roswell Park. Votre appartenance religieuse peut être communiquée à un membre du clergé. Vous avez le droit de nous demander de ne pas utiliser ou divulguer vos informations de santé dans l'annuaire ou de ne pas divulguer d'informations au clergé.
Associés commerciaux: Un associé commercial est une personne ou une entité sous contrat avec Roswell Park pour exécuter ou aider Roswell Park à exécuter une fonction ou une activité vous concernant ou concernant vos soins qui nécessite l'utilisation ou la divulgation de vos informations de santé. Roswell Park peut utiliser et divulguer vos informations de santé à ses associés commerciaux. Les exemples d'associés commerciaux de Roswell Park incluent, sans s'y limiter, les agences de recouvrement, les comptables, les avocats, les transcripteurs médicaux et les sociétés de facturation tierces. Nous maintenons un contrat écrit avec chaque associé commercial qui exige que l'associé commercial protège la confidentialité de vos informations de santé.
UTILISATIONS ET DIVULGATIONS EXIGÉES PAR LA LOI :
Les organismes de réglementation: Roswell Park peut divulguer vos informations de santé à un organisme de surveillance de la santé pour des activités autorisées par la loi, y compris, mais sans s'y limiter, l'octroi de licences, la certification, les audits, les enquêtes et les inspections. Ces activités sont nécessaires au gouvernement et à certains organismes privés de surveillance de la santé (par exemple, la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations ou le New York State Department of Health) pour surveiller le système de santé.
Application de la loi/contentieux : Roswell Park divulguera vos informations de santé à des fins d'application de la loi, comme l'exige la loi ou en réponse à une assignation à comparaître ou à une ordonnance d'un tribunal valide.
Rapports de santé publique/Réponse aux catastrophes/urgences : Comme l'exige la loi, Roswell Park peut divulguer vos informations de santé aux autorités de santé publique ou gouvernementales chargées de prévenir ou de contrôler les maladies, les blessures ou les handicaps ou aux efforts de secours en cas de catastrophe. Par exemple, Roswell Park est tenu de signaler l'existence ou l'exposition à des maladies transmissibles, telles que le SIDA ou l'hépatite, au Département de la Santé de l'État de New York.
L'indemnisation des travailleurs: Roswell Park peut divulguer vos informations de santé à votre employeur ou à une compagnie d'assurance dans le cadre d'une demande d'indemnisation des accidents du travail déposée par vous.
Militaires/Vétérans : Si vous êtes membre des forces armées, nous pouvons divulguer vos renseignements médicaux comme l’exigent les autorités de commandement militaire.
Détenus: Si vous êtes détenu dans un établissement correctionnel ou sous la garde d'un agent des forces de l'ordre, Roswell Park peut divulguer vos informations de santé à l'établissement correctionnel ou à l'agent des forces de l'ordre.
Coroners, médecins légistes, directeurs de pompes funèbres : Roswell Park peut informer un coroner, des funérailles Directeur, ou médecin légiste en cas de décès.
Activités de surveillance de la santé : Roswell Park peut divulguer vos informations de santé à des fins d'audits, d'inspections, d'octroi de licences, certificat, et des mesures disciplinaires.
AUTRES UTILISATIONS ET DIVULGATIONS :
Recherche: La recherche à Roswell Park est supervisée par le Bureau de protection des sujets de recherche (« ORSP ») et le Comité d'examen institutionnel (« IRB ») de Roswell Park pour garantir, à la fois à l'avance et par un examen périodique, que des mesures appropriées sont prises pour protéger les droits et le bien-être des personnes participant à la recherche. Roswell Park peut utiliser et divulguer vos informations de santé à des fins de recherche comme suit :
- Dans le cadre d’une étude de recherche ou d’un référentiel de données auquel vous participez, comme décrit dans un consentement spécifique signé par vous ;
- Dans le cadre d'une étude de recherche ou d'une analyse des résultats autorisée par l'IRB ou l'ORSP de Roswell Park à être menée sans consentement ; et
- Dans le cadre d'autres activités de recherche, à condition que votre nom et autres identifiants directs soient supprimés et, avant d'être divulgués à tout chercheur extérieur, un accord d'utilisation des données soit signé conformément à la loi fédérale et étatique.
Don d'organes/tissus : Dans la mesure permise par la loi, Roswell Park peut divulguer vos informations de santé aux organismes d'approvisionnement en organes et à d'autres entités engagées dans l'approvisionnement, bancaire, ou transplantation d’organes à des fins de don et de transplantation de tissus.
Levée de fonds Nous pouvons divulguer certaines informations à notre fondation (la Roswell Park Alliance Foundation) afin que la Fondation puisse vous contacter pour des efforts de collecte de fonds. Si vous ne souhaitez pas que Roswell Park vous contacte pour des efforts de collecte de fonds, vous devez en informer la Roswell Park Alliance Foundation par écrit au Senior Gift Processor, c/o Roswell Park Comprehensive Cancer Center, Elm and Carlton Streets, Buffalo, NY 14263, ou appeler la Fondation au (716) 845-4444.
Messages liés aux soins de santé, opportunités et événements éducatifs et de recherche : Nous pouvons utiliser et divulguer vos informations de santé afin de vous contacter avec des messages liés aux soins de santé (par exemple, des rappels de dépistage annuel) et de vous fournir des informations sur nos événements et ressources éducatifs et de soutien qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez choisir de ne plus recevoir ces types d'avis en cliquant sur le lien de désabonnement figurant dans l'avis ou en appelant Roswell Park au 1-800-Roswell (767-9355).
AUTRES UTILISATIONS/RÉVOCATION D'AUTORISATION
Toute autre utilisation ou divulgation de vos informations médicales non décrites dans le présent avis ne sera pas effectuée sans votre autorisation écrite. Par exemple, l'utilisation et/ou la divulgation de notes de psychothérapie et les divulgations qui constituent une vente d'informations médicales nécessitent une autorisation. Vos informations médicales qui ont été anonymisées (votre nom et d'autres identifiants directs ont été supprimés) ne sont pas soumises au présent avis et peuvent être utilisées et divulguées par Roswell Park à toute fin légale.
Vous pouvez révoquer à tout moment une autorisation permettant à Roswell Park d'utiliser ou de divulguer vos informations médicales en fournissant un avis écrit identifiant clairement l'autorisation écrite révoquée, en spécifiant la partie ou la totalité de l'autorisation révoquée et en remettant la révocation au département de gestion des informations médicales de Roswell Park. Ces révocations entreront en vigueur deux (2) jours ouvrables après leur réception par ce département.
VOS DROITS EN MATIÈRE D'INFORMATIONS SUR LA SANTÉ
Vous disposez des droits suivants concernant vos informations de santé conservées à Roswell Park :
Droit aux communications confidentielles : Vous avez le droit de recevoir des communications confidentielles sur vos informations de santé par d'autres moyens ou à d'autres endroits. Par exemple, vous pouvez demander à Roswell Park de vous contacter uniquement au travail ou par courrier, et de nous demander de ne pas vous contacter à une certaine adresse ou à un certain numéro de téléphone.
Droit d'inspection et de copie : Vous avez le droit d'inspecter et de copier tout ou partie de votre dossier médical dans le format de votre choix. La loi de l'État de New York autorise Roswell Park à recouvrer les frais associés à la fourniture d'une copie de votre dossier médical.
Droit de modification : Si vous pensez que les informations médicales que nous détenons à votre sujet sont incorrectes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les modifier. Vous avez le droit de demander une modification tant que les informations sont conservées dans nos dossiers. Un formulaire de demande écrit et une copie de cette politique et procédure peuvent être obtenus en contactant le service des informations médicales et des dossiers médicaux au (716) 845-5991, ou en contactant votre médecin traitant de Roswell Park. Roswell Park peut refuser une telle modification dans certaines circonstances.
Droit à une comptabilité : Vous avez le droit d'obtenir un compte rendu de certaines divulgations de vos informations de santé à des tiers en dehors de Roswell Park, comme prévu par 45 CFR §164.528. Les divulgations que vous avez autorisées ne seront pas reflétées dans cette comptabilité.
Droit de demander des restrictions : Vous avez le droit de demander des restrictions supplémentaires sur certaines utilisations et divulgations de vos informations de santé en vertu de 45 CFR § 164.522. En outre, vous avez le droit de restreindre certaines divulgations de vos informations de santé à un régime d'assurance maladie lorsque vous payez intégralement le produit ou le service de santé. Roswell Park peut accepter d'honorer votre demande, mais a le droit de refuser les demandes de restrictions qui ne sont pas imposées par la loi. Vous devez faire votre demande par écrit et Roswell Park répondra à votre demande dans les dix (10) jours ouvrables suivants.
Droit de recevoir une notification : Vous avez le droit de recevoir une notification en cas de violation de vos renseignements de santé.
Droit de recevoir une copie de cet avis : Si vous recevez cet avis sur notre site Web ou par courrier électronique (e-mail), vous avez également le droit de demander une copie papier de l'avis. Pour obtenir des instructions sur la façon d'obtenir ces informations en braille, dans une autre langue ou dans d'autres formats disponibles, veuillez appeler sans frais le 1-800-Roswell Park (1-800-767-9355) ou visiter notre site Web à www.roswellpark.org.
POUR PLUS D'INFORMATIONS OU POUR SIGNALER UN PROBLEME :
Si vous avez des questions, si vous avez besoin d'informations supplémentaires ou si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter le responsable de la confidentialité de Roswell Park au (716) 845-7794. Si vous pensez que vos droits à la confidentialité ont été violés, vous pouvez déposer une plainte auprès de Roswell Park ou auprès du secrétaire du ministère de la Santé et des Services sociaux. Toutes les plaintes doivent être soumises par écrit. La loi fédérale et la politique de Roswell Park interdisent les représailles contre une personne qui a déposé une plainte.
Modifications apportées à cet avis : Roswell Park se conformera aux termes de cet avis actuellement en vigueur. Roswell Park se réserve le droit de changer ou de modifier ses pratiques de confidentialité, à condition que ces changements ou modifications soient conformes à la loi applicable, et à condition qu'elle publie ensuite un avis de pratiques de confidentialité mis à jour. Roswell Park se réserve le droit de modifier les termes de cet avis pour refléter les changements de pratiques et pour rendre les nouvelles dispositions de l'avis effectives pour toutes vos informations de santé qu'elle conserve, y compris vos informations de santé reçues par Roswell Park avant un tel changement.
Date d'entrée en vigueur de l'avis : La date d’entrée en vigueur de l’avis est le 1er mai 2023.
Pour une version simplifiée et abrégée de cet avis, veuillez consulter :
https://www.roswellpark.org/pted.php?pemID=PE1377o